Закупки360
Поставщикам

Ежедневная боль менеджера. В закупках, как в жизни

Три истории, антикризисный план и полезные сервисы личной продуктивности
В этой статье мы разберем основные боли менеджеров, на плечах которых лежит самый большой и ответственный кусок работы с закупками: от поиска подходящего тендера до принятия стратегических решений. Расскажем на примере трех историй, как превратить личный карьерно-офисный адок в подконтрольный поток задач. С помощью каких сервисов и методик можно успевать больше, не срывать сроки в режиме многозадачности, повышать собственный уровень эффективности, не выгорая и не меняя специализацию.

Время на прочтение не более 20 минут
С 2013 года мы создаем продукты и сервисы для тех, кто работает с закупками. Среди них полно уникальных специалистов, заслуживающих восхищения! Кто они? Как справляются с ежедневным потоком задач? Как строят карьеру?

Большинство людей, задействованных в сфере закупок, продаж, управления сталкиваются с проблемами дефицита времени (ума, как правило, в профиците). Кто-то полон сил и только идет к своему первому кризису, а кто-то уже в нем или преодолел. Карьера требует человеческих жертв :)
Тендерный специалист держит удар
В разных компаниях за блок работы с закупками отвечают разные должности. От выделенного сотрудника до генерального директора (в стартапе, например). Даже если мониторинг закупок отдан на откуп внешней компании, принятие ключевых решений, работа с бюджетами, рисками и подписываемыми документами ведется внутри компании.

Понятно, что многие тендерные специалисты давно перешли на удаленку. Связанные с этим проблемы тоже известны и широко дискутируются. Не будем давать очевидных советов о сохранении морально-психического здоровья в условиях новых вызовов, самоизоляций и расширения рамок рабочего времени за счет личного. Просто разберем опыт наших коллег, работающих в сфере закупок, применительно к непростым ежедневным задачам менеджмента.
Один за всех, и всё на одного
Ксения более 2 лет работает менеджером по продажам, а за одно — по работе с закупками в небольшой IT-компании. В ее обязанности входит ежедневный мониторинг новых закупок, поиск подходящих процедур, согласование решений с руководителем, подготовка заявки, анализ данных и результатов торгов. Как водится, способность неплохо справляться с потоком задач чаще всего приводит не столько к росту благосостояния и улучшению условий труда специалиста, сколько к приличному увеличению нагрузки на того, "кто везет". Начальство Ксении при всем желании не может взять ей в помощь человека, их малому бизнесу приходится сейчас и так не сладко, так что речь о расширении штата просто не идет.
Ксения боец, бросать команду в трудный момент для нее не вариант. Она решила начать с себя. Реорганизовать свою работу так, чтобы успевать больше, а если и продалбывать, то менее критичное для бизнеса. Подготовила и согласовала простой план с со своим руководителем. Благо тот был вполне вменяем и конструктивен. Поддержал и помог в трудную минуту...
Не просто план, хоть и простой
Простой план Ксении:

1. аудит и анализ своих ежедневных задач
2. систематизация всех дел (и рабочих, и личных)
3. пересмотр целей и показателей эффективности (куда без них)
4. пересмотр приоритетов
Очевидные вещи, однако воплощение такого плана в жизнь — самое сложное, с чем сталкивалась Ксения раньше. Помех и рисков так и не выскочить из белкиного колеса было куда больше, чем призрачных стимулов.

Основные риски и препоны:

  1. менять себя — тяжкий труд
  2. даже мелкие сомнения губят отличные начинания
  3. когда выгорел, найти силы на новый рывок крайне трудно
  4. новая система эффективности высвобождает ресурс. Возникают обманчивые ощущения дополнительного источника сил и можно снова перегрузиться, встав на путь к новому витку выгорания!
ТОП факторов, приблизивших успех:

1. осознание и принятие проблем самоорганизации
2. помощь руководителя, поддержка близких
3. любимое дело и компания за которую стоило бороться

Такой подход и системное следование плану, хоть и через через тернии, привели к неплохим результатам. За полгода Ксении удалось не только увеличить продажи на 23%, но и ощутимо улучшить качество жизни.
Инструменты и сервисы:

TickTick
— менеджер для рабочих и личных задач с трекером привычек
Google Keep — для заметок и личной базы знаний
Google Таблицы — для анализа эффективности, расчетов
Закупки360 — поиск и анализ закупок, совместная работа с директором, бухгалтером и юристом
Аудит и анализ задач.
Спринты, дружеский пендаль и селф-бонусы
Дмитрий опытный аналитик. Работает в компании, занимающейся производством и продажей электротехники. Анализирует большие данные, готовит руководству цифры для бизнес-планирования и принятия управленческих решений от участия в закупках до пересмотра стратегии компании.

Дмитрий кайфовал от результата, какими бы трудозатратами тот не давался.
Через пару лет трудоголического драйва постоянный перегруз, недосыпы и нервные проекты сделали свое черное дело. Поскольку не то что остановиться и "наточить пилу", даже подумать о конечной цели движухи было некогда, Дмитрий просто не заметил, как перестал развиваться и начал понемногу ненавидеть свою работу.

Сначала задачи перестали влезать в 40 часов рабочей недели. Потом был пробит предел "впихуемости" и прокрастинация стала такой же нормой, как и сорванные дедлайны. Наконец, побочным эффектом стало состояние перманентной "затраханности" и всепоглощающего уныния. Круг замкнулся. Замаячили проблемы со здоровьем. Типичная история.
Помог вырваться из персонального адка и взглянуть на ситуацию "сверху" старый друг. Он просто встряхнул Дмитрия, заставив проанализировать то, как тот живет, чего добился и что потерял за последние годы. Друг не просто дал Дмитрию "волшебного пендаля", но и поддержал в трудные моменты, помог советами и делами.
Возвращение к норме
Начали с аудита ежедневных задач и времени, затраченного на каждую — часть ежедневного разбора дел. Дмитрий, по совету друга в течение недели педантично выписывал в табличку excel каждую операцию и затраченное на нее время.

Первые же результаты не заставили себя ждать. Ежедневная рутина — более 2/3 рабочего времени! Рабочие коммуникации, совещания — от 2х до 4х часов в день (до 100 часов в месяц!). И эти вот воры времени, как водится, не делали заметного вклада в достижение стратегических целей, которые Дмитрий намечал себе на год (закрыть ипотеку, увеличить уровень дохода на 30%, стать Iron man).

Дмитрий осознал, что самый мощный источник мотивации у него в голове, переработал систему ценностей по итогам анализа причин возникшего кризиса и заставил себя методично планировать не только рабочую жизнь, но и личную, а главное — начал планировать отдых и восстановление сил.


Кто хорошо отдыхает, тот хорошо работает. Обратное тоже верно
Азартный поклонник бега, Дмитрий быстро нашел способ мотивации. Он превратил поход за эффективностью в еженедельный увлекательный спринт с призами, которые выписывал сам себе за 75% закрытых задач из списка на неделю. На первых порах это были дополнительный сон, и целый "день-тюлень" без мобильника и работы. Это позволило подзарядить батарейки. После того, как отдых стал обязательной частью еженедельного плана — более привлекательные призы: полет на авиасимуляторе, поход на футбол, театр.
По итогам года Дмитрий твердо решил устроить честный разбор стратегических целей и побаловать себя покупкой нового байка, в случае достижения хотя бы одной "нереальной" цели и 2/3 остальных. Естественно, для получения приза ему пришлось воспитать привычку не только ежедневного, но и еженедельного разбора дел, в том числе в разрезе прогресса на пути к стратегическим целям.
Ключевые сложности:
  1. Зашоренность. Пока есть силы — ломишься вперед, не считая калории
  2. Манипуляции и управленческие трюки ушлого босса
  3. Самонадеянность и лень
ТОП факторов, приблизивших успех:
  1. настойчивость близкого друга, его советы: остановиться и посмотреть на свою жизнь критично, перестать растрачивать время на второстепенные вещи, выбрать приоритеты
  2. переход к тотальному, регулярному фиксированию и анализу всех дел и результатов
  3. Приоритеты, пересмотр своего отношения к отдыху, здоровью и способам восстановления сил
Инструменты и сервисы:

Notion — All-in-one: менеджер задач, заметок, баз данных
Obsidian — ведение баз знаний и Zettelcasten
MS Excel и Google Таблицы — для анализа эффективности, табличных расчетов
SmartReading — саммари бизнес-книг в аудио и тексте
Закупки360
— поиск и анализ закупок и компаний
Систематизация дел, GTD, сила привычек и делегирования
Из своих 35 Павел более 10 лет руководил людьми. Сменил четыре компании, везде так или иначе руководил и работал с крупными закупками. В свое время Павел получил вполне конкретные советы от наставника о том, как вести несколько сложных проектов одновременно и не сгореть. Системный подход его ментора, успешного серийного предпринимателя, строился на методах из книги Дэвида Алена "Как привести дела в порядок" и описанной там методики Getting Things Done (GTD). Позднее Павел прошел специальный курс и создал собственную систему управления делами, что вывело ее на качественно новый уровень.

По словам Павла, его система GTD позволила уже в первый месяц:

  • успокоится, разгрузить мозг и нервную систему
  • ничего не упускать из вида, даже мелочи
  • держать все дела под контролем
  • делать больше, уставать меньше
  • улучшить отношения в семье
Проблемы на пути:

  1. Плохие привычки (смартфон перед сном, прокрастинация, непонятные задачи в бэклоге), сбитый режим, некачественный отдых
  2. Слабое делегирование (думал, что с этим то точно нет проблем)
  3. Безсистемность в управлении личным временем
  4. Неудобные инструменты для систематизации дел и знаний
ТОП факторов, приблизивших успех

  1. Активный образ жизни и самодисциплина, возведенные в культ
  2. Внедрение хороших привычек, вместо плохих
  3. Делегирование по-максимуму
  4. Разработка и внедрение собственной системы GTD по итогам обучения
Инструменты и сервисы:

ToDoist — менеджер задач, GTD
Habbity — треккер привычек
Notion — для хранения всех знаний по Zettelcasten
MS Excel и Google таблицы — для аналитики, финансов и прочих расчетов
Goodreads.com — списки книг, прогресс чтения
Закупки360 — управление закупками и задачами тендерного отдела
Как именно Павел внедрял GTD — тема отдельной статьи. Подробнее о методике можно почитать тут. Но, давайте вернемся к плану Ксении, который объединяет истории наших героев.
Цели и KPI
Пересмотр ключевых целей и показателей в компании Ксении не делался с момента основания. И так все работало. План Ксении, ее решимость изменить текущее положение вещей сдвинуло устои, которые руководство компании просто не находило сил пересмотреть.
Разница очевидна. Хотя и не полный SMART по целям, но более измеримо и конкретно, чем было.
По KPI, на первый взгляд, такие показатели не были выгодны именно Ксении. Однако, ей удалось договориться с руководителем, что квартальный бонус будет зависеть напрямую от новых KPI и метрик. Это дало возможность повысить личный доход, а компании получить мотивированного сотрудника и рост выручки без дополнительных финансовых вложений. То есть повысить ROI канала продаж уже по итогам первого квартала после изменений.
Приоритеты
Ну, ясно же — именно цели должны определять приоритеты. Но любой наемный сотрудник будет расставлять их так, чтобы выполнить в первую очередь те KPI, которые ближе к его телу. Или не любой? А если цели — ни о чем? Суть, как всегда, в деталях. Копнем глубже на другом живом примере.
Личное vs рабочее
До изменения Дмитрием отношения к жизни вообще и работе, в частности, именно работа отнимала почти все свободное время. Времени на личную жизнь не осталось. Учеба? Отпуск? Новые проекты? — все потом!

Выгорание, апатия, резкое падение производительности и отторжение всего, что связано с причиной такого состояния, то есть с работой аналитика, тендерами и вот этим всем. Восстановиться, вернуть life-balance оказалось сложнее, чем в книгах и подкастах про успешный успех.

Высвобождение сил, энергии и времени пришло как раз в результате переприоритизации, а еще делегирования, внедрения полезных привычек и самоконтроля.

"Неразрешимый" конфликт в системе расстановки приоритетов Дмитрия был в том, что он всегда ставил рабочие задачи на первое место. Личная жизнь, отдых и здоровье постепенно сдавали позиции и получали крохи оставшегося времени.
Такая история заканчивается рано или поздно отказом тушки и мозга бодро выполнять сверхобъемы в должном качестве.
Система приоритетов. Гениальное просто
Павел приверженец простоты, везде, где это может работать. Максимально простой схемы приоритетов (прости, Эйзенхауэр) ему оказалось вполне достаточно.

Такая система интуитивно понятна и не отнимает много энергии.

Задачи с низким приоритетом Павел просто не привязывал к дате (чтобы не двигать изо дня в день), а выполнял в зависимости от их контекста, например:

"Лягушки" (неприятные, перескакивающие изо дня в день задачи) — по одной каждое утро. Про "лягух" можно почитать тут.

"Мозгоемкие"/ "Офисные" — утром с 10:00 до 12:00
"Быстрые и легкие" — в потоке сразу после высокоприоритетных.

Остальные либо декомпозировались на быстрые и легкие, либо уезжали в папку "Когда-нибудь потом" и переставали нависать угрозой внезапного пожара.

Как только поток задач стал подконтрольным и полностью управляемым, пропала тревога и вернулась радость достижения результата в потоке. Запланированный активный отдых и правильный сон, маленькие радости выходных с близкими, новая учеба и встречи дали новый прилив сил и привели к улучшению результатов по всем фронтам.
Изнанка успеха
Ксения долго вырабатывала свой системный подход, поменяла несколько трекеров задач и только через 3 месяца проб и ошибок выстроила свою систему эффективности. Не сразу приучила себя все записывать во входящие и делать ежедневные разборы системы, пока не поняла, что это must have, для всех кто хочет много проектов сразу, личную жизнь и не сойти с ума.

Павел признается, что внедрял в свою жизнь и забрасывал GTD дважды. Первый раз стал делать все по упомянутой выше книге Алена, упоролся и плюнул. Второй раз сорвался и не вернулся в поток после длительного отпуска, во время которого устраивал себе полный детокс.
В итоге поучился, переосмыслил подход и сделал управление своей жизнью еще комфортнее. Правда, на вопрос стало ли в итоге комфортнее его коллегам и близким ответил уклончиво :)

Дмитрий, окрыленный первыми результатами и приливом сил, набрал себе дополнительных задач и проектов, в результате успешно завалил большую их часть. Уволился. Но в итоге нашел себя — успешно презентовал свою систему личной эффективности на собеседовании новому работодателю. Работает с AI, Data Sсience в зарубежной компании... Когда слышит тендеры, торги, закупки молча уходит.

Все трое счастливы, но это не точно...
Выводы
  1. Существует еще 100500 болевых точек и проблем, с которыми ежедневно сталкиваются и рядовые сотрудники, и менеджеры. Мы разобрали неспецифичные, но часто встречающиеся истории. Чужой грабле-опыт — вам в помощь!
  2. Карьера питается самым дорогим — нашим временем и нервными клетками. Обе субстанции не восстанавливаются. Принесение в жертву личной жизни не гарантирует не только счастья, но и роста в работе. Всегда есть способ и "выбор лучше"
  3. Общее в историях успеха:
    1. Четкое осознание необходимости перемен
    2. Сильная личная мотивация или помощь окружающих
    3. Системная работа над собой, своими делами, в том числе личными
    4. Качественный отдых, хорошие привычки, делегирование
    5. Удобные инструменты и сервисы
  4. Используйте проверенные рабочие методы и инструменты. Не выдумывайте велосипедов и не экономьте на том, что делает вас свободнее
  5. Навести порядок в делах, победить прокрастинацию и выгорание, стать эффективнее и счастливее вам точно по плечу!
Полезно? Занятно? Такое се?