Ежедневная боль менеджера. В закупках, как в жизни

В этой статье мы разберем основные боли менеджеров, на плечах которых лежит самый большой и ответственный кусок работы с закупками: от поиска подходящего тендера до принятия стратегических решений. Расскажем на примере трех историй, как превратить личный карьерно-офисный адок в подконтрольный поток задач. С помощью каких сервисов и методик можно успевать больше, не срывать сроки в режиме многозадачности, повышать собственный уровень эффективности, не выгорая и не меняя специализацию.

Время на прочтение не более 20 минут

С 2013 года мы создаем продукты и сервисы для тех, кто работает с закупками. Среди них полно уникальных специалистов, заслуживающих восхищения! Кто они? Как справляются с ежедневным потоком задач? Как строят карьеру?

Большинство людей, задействованных в сфере закупок, продаж, управления сталкиваются с проблемами дефицита времени (ума, как правило, в профиците). Кто-то полон сил и только идет к своему первому кризису, а кто-то уже в нем или преодолел. Карьера требует человеческих жертв :)

В разных компаниях за блок работы с закупками отвечают разные должности. От выделенного сотрудника до генерального директора (в стартапе, например). Даже если мониторинг закупок отдан на откуп внешней компании, принятие ключевых решений, работа с бюджетами, рисками и подписываемыми документами ведется внутри компании.

Понятно, что многие тендерные специалисты давно перешли на удаленку. Связанные с этим проблемы тоже известны и широко дискутируются. Не будем давать очевидных советов о сохранении морально-психического здоровья в условиях новых вызовов, самоизоляций и расширения рамок рабочего времени за счет личного. Просто разберем опыт наших коллег, работающих в сфере закупок, применительно к непростым ежедневным задачам менеджмента.

Ксения более 2 лет работает менеджером по продажам, а за одно — по работе с закупками в небольшой IT-компании. В ее обязанности входит ежедневный мониторинг новых закупок, поиск подходящих процедур, согласование решений с руководителем, подготовка заявки, анализ данных и результатов торгов. Как водится, способность неплохо справляться с потоком задач чаще всего приводит не столько к росту благосостояния и улучшению условий труда специалиста, сколько к приличному увеличению нагрузки на того, "кто везет". Начальство Ксении при всем желании не может взять ей в помощь человека, их малому бизнесу приходится сейчас и так не сладко, так что речь о расширении штата просто не идет.

Ксения боец, бросать команду в трудный момент для нее не вариант. Она решила начать с себя. Реорганизовать свою работу так, чтобы успевать больше, а если и продалбывать, то менее критичное для бизнеса. Подготовила и согласовала простой план с со своим руководителем. Благо тот был вполне вменяем и конструктивен. Поддержал и помог в трудную минуту...

Простой план Ксении:

1. аудит и анализ своих ежедневных задач
2. систематизация всех дел (и рабочих, и личных)
3. пересмотр целей и показателей эффективности (куда без них)
4. пересмотр приоритетов

Очевидные вещи, однако воплощение такого плана в жизнь — самое сложное, с чем сталкивалась Ксения раньше. Помех и рисков так и не выскочить из белкиного колеса было куда больше, чем призрачных стимулов.

ТОП факторов, приблизивших успех:

1. осознание и принятие проблем самоорганизации
2. помощь руководителя, поддержка близких
3. любимое дело и компания за которую стоило бороться

Такой подход и системное следование плану, хоть и через через тернии, привели к неплохим результатам. За полгода Ксении удалось не только увеличить продажи на 23%, но и ощутимо улучшить качество жизни.

Дмитрий опытный аналитик. Работает в компании, занимающейся производством и продажей электротехники. Анализирует большие данные, готовит руководству цифры для бизнес-планирования и принятия управленческих решений от участия в закупках до пересмотра стратегии компании.

Дмитрий кайфовал от результата, какими бы трудозатратами тот не давался.
Через пару лет трудоголического драйва постоянный перегруз, недосыпы и нервные проекты сделали свое черное дело. Поскольку не то что остановиться и "наточить пилу", даже подумать о конечной цели движухи было некогда, Дмитрий просто не заметил, как перестал развиваться и начал понемногу ненавидеть свою работу.

Сначала задачи перестали влезать в 40 часов рабочей недели. Потом был пробит предел "впихуемости" и прокрастинация стала такой же нормой, как и сорванные дедлайны. Наконец, побочным эффектом стало состояние перманентной "затраханности" и всепоглощающего уныния. Круг замкнулся. Замаячили проблемы со здоровьем. Типичная история.

Помог вырваться из персонального адка и взглянуть на ситуацию "сверху" старый друг. Он просто встряхнул Дмитрия, заставив проанализировать то, как тот живет, чего добился и что потерял за последние годы. Друг не просто дал Дмитрию "волшебного пендаля", но и поддержал в трудные моменты, помог советами и делами.

Начали с аудита ежедневных задач и времени, затраченного на каждую — часть ежедневного разбора дел. Дмитрий, по совету друга в течение недели педантично выписывал в табличку excel каждую операцию и затраченное на нее время.

Первые же результаты не заставили себя ждать. Ежедневная рутина — более 2/3 рабочего времени! Рабочие коммуникации, совещания — от 2х до 4х часов в день (до 100 часов в месяц!). И эти вот воры времени, как водится, не делали заметного вклада в достижение стратегических целей, которые Дмитрий намечал себе на год (закрыть ипотеку, увеличить уровень дохода на 30%, стать Iron man).

Дмитрий осознал, что самый мощный источник мотивации у него в голове, переработал систему ценностей по итогам анализа причин возникшего кризиса и заставил себя методично планировать не только рабочую жизнь, но и личную, а главное — начал планировать отдых и восстановление сил.

По итогам года Дмитрий твердо решил устроить честный разбор стратегических целей и побаловать себя покупкой нового байка, в случае достижения хотя бы одной "нереальной" цели и 2/3 остальных. Естественно, для получения приза ему пришлось воспитать привычку не только ежедневного, но и еженедельного разбора дел, в том числе в разрезе прогресса на пути к стратегическим целям.

Из своих 35 Павел более 10 лет руководил людьми. Сменил четыре компании, везде так или иначе руководил и работал с крупными закупками. В свое время Павел получил вполне конкретные советы от наставника о том, как вести несколько сложных проектов одновременно и не сгореть. Системный подход его ментора, успешного серийного предпринимателя, строился на методах из книги Дэвида Алена "Как привести дела в порядок" и описанной там методики Getting Things Done (GTD). Позднее Павел прошел специальный курс и создал собственную систему управления делами, что вывело ее на качественно новый уровень.

По словам Павла, его система GTD позволила уже в первый месяц:

• успокоится, разгрузить мозг и нервную систему
• ничего не упускать из вида, даже мелочи
• держать все дела под контролем
• делать больше, уставать меньше
• улучшить отношения в семье

Как именно Павел внедрял GTD — тема отдельной статьи. Но, давайте вернемся к плану Ксении, который объединяет истории наших героев.

Пересмотр ключевых целей и показателей в компании Ксении не делался с момента основания. И так все работало. План Ксении, ее решимость изменить текущее положение вещей сдвинуло устои, которые руководство компании просто не находило сил пересмотреть.

Разница очевидна. Хотя и не полный SMART по целям, но более измеримо и конкретно, чем было.

По KPI, на первый взгляд, такие показатели не были выгодны именно Ксении. Однако, ей удалось договориться с руководителем, что квартальный бонус будет зависеть напрямую от новых KPI и метрик. Это дало возможность повысить личный доход, а компании получить мотивированного сотрудника и рост выручки без дополнительных финансовых вложений. То есть повысить ROI канала продаж уже по итогам первого квартала после изменений.

Ну, ясно же — именно цели должны определять приоритеты. Но любой наемный сотрудник будет расставлять их так, чтобы выполнить в первую очередь те KPI, которые ближе к его телу. Или не любой? А если цели — ни о чем? Суть, как всегда, в деталях. Копнем глубже на другом живом примере.

До изменения Дмитрием отношения к жизни вообще и работе, в частности, именно работа отнимала почти все свободное время. Времени на личную жизнь не осталось. Учеба? Отпуск? Новые проекты? — все потом!

Выгорание, апатия, резкое падение производительности и отторжение всего, что связано с причиной такого состояния, то есть с работой аналитика, тендерами и вот этим всем. Восстановиться, вернуть life-balance оказалось сложнее, чем в книгах и подкастах про успешный успех.

Высвобождение сил, энергии и времени пришло как раз в результате переприоритизации, а еще делегирования, внедрения полезных привычек и самоконтроля.

"Неразрешимый" конфликт в системе расстановки приоритетов Дмитрия был в том, что он всегда ставил рабочие задачи на первое место. Личная жизнь, отдых и здоровье постепенно сдавали позиции и получали крохи оставшегося времени.
Такая история заканчивается рано или поздно отказом тушки и мозга бодро выполнять сверхобъемы в должном качестве.

Павел приверженец простоты, везде, где это может работать. Максимально простой схемы приоритетов (прости, Эйзенхауэр) ему оказалось вполне достаточно.

Такая система интуитивно понятна и не отнимает много энергии.

Задачи с низким приоритетом Павел просто не привязывал к дате (чтобы не двигать изо дня в день), а выполнял в зависимости от их контекста, например:

"Лягушки" (неприятные, перескакивающие изо дня в день задачи) — по одной каждое утро. Про "лягух" можно почитать тут.

"Мозгоемкие"/ "Офисные" — утром с 10:00 до 12:00
"Быстрые и легкие" — в потоке сразу после высокоприоритетных.

Остальные либо декомпозировались на быстрые и легкие, либо уезжали в папку "Когда-нибудь потом" и переставали нависать угрозой внезапного пожара.

Как только поток задач стал подконтрольным и полностью управляемым, пропала тревога и вернулась радость достижения результата в потоке. Запланированный активный отдых и правильный сон, маленькие радости выходных с близкими, новая учеба и встречи дали новый прилив сил и привели к улучшению результатов по всем фронтам.

Ксения долго вырабатывала свой системный подход, поменяла несколько трекеров задач и только через 3 месяца проб и ошибок выстроила свою систему эффективности. Не сразу приучила себя все записывать во входящие и делать ежедневные разборы системы, пока не поняла, что это must have, для всех кто хочет много проектов сразу, личную жизнь и не сойти с ума.

Павел признается, что внедрял в свою жизнь и забрасывал GTD дважды. Первый раз стал делать все по упомянутой выше книге Алена, упоролся и плюнул. Второй раз сорвался и не вернулся в поток после длительного отпуска, во время которого устраивал себе полный детокс.
В итоге поучился, переосмыслил подход и сделал управление своей жизнью еще комфортнее. Правда, на вопрос стало ли в итоге комфортнее его коллегам и близким ответил уклончиво :)

Дмитрий, окрыленный первыми результатами и приливом сил, набрал себе дополнительных задач и проектов, в результате успешно завалил большую их часть. Уволился. Но в итоге нашел себя — успешно презентовал свою систему личной эффективности на собеседовании новому работодателю. Работает с AI, Data Sсience в зарубежной компании... Когда слышит тендеры, торги, закупки — молча уходит.

Все трое счастливы, но это не точно...