Участвуем в первой закупке

Практические рекомендации:
что нужно знать и подготовить

Третья часть курса молодого бойца для поставщиков. Мы расскажем, как подготовиться к первой закупке. Дадим советы, как получить электронную подпись, зарегистрироваться на нужной площадке и повысить шансы на победу. Поделимся ссылками, чтобы вы не тратили время на самостоятельные поиски.

Чтение займет около 15 минут.

Все закупки размещаются в интернете на нескольких площадках:
По 44-ФЗ и по 223-ФЗ — на zakupki.gov.ru,
По 223-ФЗ и коммерческие — на электронных торговых площадках (ЭТП),
Коммерческие больше 100 000 рублей — на официальных сайтах компаний и на ЭТП.
Закупки на 100 000 рублей и менее могут быть размещены, но компании-заказчики не обязаны их публиковать по закону.

Сервис zakupki360.ru объединяет все потоки закупок: 44-ФЗ, 223-ФЗ и коммерческие. Закупки проводятся в электронном и в бумажном виде. Если вы выбрали офлайн-закупку, отвезите документы лично — так надежнее. Дальше мы расскажем, как поступить с онлайн-закупками. Первое, что нужно сделать — зарегистрироваться на ЭТП. Действия по шагам:

Шаг 1. Получите электронную подпись

Подпись нужна для подтверждения подлинности документов при онлайн-операциях. Она используется не только в торгах: ещё пригодится для оформления налоговой отчетности, для указания подлинности и авторства в любых электронных документах, базах данных и программах.

Подписи бывают неквалифицированные и квалифицированные, отличаются типом сертификата. Для закупок по 44-ФЗ подойдет неквалифицированная электронная подпись (НЭП), ее примут и на некоторых площадках по 223-ФЗ. Но мы бы рекомендовали сделать квалифицированную электронную подпись (КЭП), потому что она универсальна. Она пригодится для любого документооборота и любого типа закупок. Получить подпись можно в удостоверяющем центре, который аккредитован Минкомсвязи России.Быстро оформить электронную подпись можно на сайте Единой электронной торговой площадки. Они выдают одну электронную подпись, которая подойдет на 100 коммерческих и 6 государственных площадок. Есть и другие варианты подписи, в зависимости от ваших целей. Хотите разобраться досконально — читайте базовый 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Шаг 2. Пройдите аккредитацию на торговой площадке

Если закупок по ФЗ-44 вам будет недостаточно, потребуется аккредитация на ЭТП. Она проходит в процессе регистрации компании на ЭТП. Для этого нужно собрать документы, их списки есть на площадке, и отправить заявку оператору ЭТП. Аккредитация бесплатная. Не путайте с торгами — они платные. (Тарифы на торги на разных ЭТП могут отличаться. Пример тарифов ЭТП «Фабрикант».)

Мы рекомендуем зарегистрироваться сразу на нескольких площадках или в одном из сервисов-агрегаторов закупок, чтобы понять где именно размещают подходящие закупки. Это не сложно, и у вас будет больше шансов не упустить интересную закупку. Если вы начали процесс аккредитации на ЭТП уже после того, как нашли закупку, имейте в виду: документы проверяются площадкой от 1 до 5 рабочих дней. Некоторые ЭТП предлагают услуги «ускоренной», но платной аккредитации.

Пример — на площадке Сбербанк-АСТ:

Предложение «экспресс-аккредитации» от площадки АКД:

Шаг 3. Заявите о себе

Подготовьте заявку на участие в закупке. Общие рекомендации от нас:

Составьте список документов. Отметьте те, которые проверяются заказчиком тщательнее остальных. Их отсутствие и ошибки в документе могут стать поводом к недопуску. Основная причина отклонения участников — это ошибки в Форме 2, документе с техническими характеристиками товара. Для заполнения конкретных показателей используйте ГОСТ, СНИП и ТУ. В форме не пишите размытые формулировки: «от» и «до», «менее» и «более», «должно быть» или «допускается». К документу прилагается инструкция от заказчика — внимательно её изучите. Если увидите положения, которые не ясно, как трактовать, подайте запрос на разъяснение документации.

Составьте контрольный список задач. Это список действий, которые требуются для подачи заявки и победы в торгах. Такой чек-лист поможет не забыть, что нужно делать на каждом шаге. В системе zakupki360 для управления задачами есть раздел Контроль, в котором для любой закупки можно создать свой список задач.
По каждой задаче — назначить ответственного и сроки.

Дальнейший контроль сроков по каждой задаче выполнит система.

Подробную информацию о том как работает управление задачами читайте в статье "Контроль. Как контролировать процесс участия в закупке"

Ваш список задач превратился в план, который можно контролировать по email-уведомлениям и в системе, в том числе в мобильном.

Двигайтесь по плану, чтобы вычитать, исправить и разместить заявку до истечения срока, который установлен в конкурсной документации. Советуем заложить как минимум 3 дня на риски и несколько раз за сутки мониторить изменения в конкурсной документации.

Внимательно отнеситесь к деталям. Ошибки, неправильная последовательность подачи документов, неточное выполнение условий и сроков подачи заявки — все это может стать причиной отклонения вашей заявки. Изучите требования к характеристикам товара и требования к участнику, а иногда и к субподрядчику.

Пример из ЕИС требований по привлечению СМП/СОНКО-субподрядчиков:

Обратите внимание на требование финансово обеспечить заявку
Если нашли в описании лота текст «требуется обеспечение заявки», то вы не сможете принять участие в закупке, пока не внесете обеспечительный платеж. Конкурсы и аукционы по 44-ФЗ регулируют этот взнос — от 0,5% до 5% от стоимости контракта. Все остальные типы размещения регулирует только сам заказчик.

Но и в правиле обеспечения заявки есть исключение. Закон определяет привилегированные условия участия субъектов малого предпринимательства и социально ориентированных некоммерческих организаций (СМП, СОНКО) в закупках для государственных или муниципальных нужд.

Рассчитайте минимальную цену вашего предложения. Подумайте заранее и про другие критерии, если они указаны в конкурсной документации и имеют значение для победы.

Спрогнозируйте бюджет проекта. Нужно учесть ваши возможные риски, сроки поступления оплат от заказчика и график расходов. Если у вас есть соисполнители, согласуйте с ними график платежей и условия для выполнения контракта в срок и с достойным качеством.

Присутствуйте при вскрытии конверта, если участвуете в открытом конкурсе
Не можете сделать это лично — направьте представителя. Это всё ещё желательное условие, хотя отдельные крупные заказчики уже устраивают онлайн-трансляции, например, Минобрнауки России.

В электронных аукционах дождитесь объявления победителя, даже если для вас нет смысла снижать озвученную цену. Участники могли действовать против вас в картельном сговоре, например по схеме «Таран». В этом случае подавайте жалобу в ФАС — нарушение п. 2 ч.1 статьи 11 Закона о защите конкуренции (картель, сговор на торгах). ФАС отменит итоги аукциона.

Используйте банковскую гарантию для конкурсов и закрытых аукционов. Эти типы размещения позволяют поставщику выбрать: перевести обеспечительный платеж на счет заказчика или предоставить гарантию.

Если вы участвуете в электронном аукционе, перечислите деньги на обеспечение заявки ЭТП. Средства будут заблокированы до конца закупки — до момента объявления победителя. Они вернутся в течение дней после завершения закупки. Если победитель закупки по каким-то причинам не исполнит выигранный контракт, то эти деньги переходят от ЭТП к заказчику в качестве компенсации.

Банковская гарантия — это заём от банка
Заём работает в двух случаях: обеспечение заявки и обеспечение контракта. Внимательно изучите закон, если собираетесь воспользоваться банковской гарантией. 44-ФЗ: пункты 2, 3 и 4 статьи 45. Здесь описаны требования к гарантии: что в ней должно быть и какие документы предоставляет заказчик при раскрытии гарантии.Банк обязательно должен внести вашу гарантию в реестр. Иначе она не действительна.

По нашим наблюдениям у молодой компании могут возникнуть трудности в получении банковской гарантии. Например, если ваша компания появилась полгода назад, то вероятность получения банковской гарантии мала. Банк может не найти доказательств в способности компании произвести нужный объем товара, соблюсти сроки и качество. Если компании не дали банковской гарантии, приготовьтесь обеспечить заявку своими средствами.

Если вы выиграли закупку, приготовьтесь финансово обеспечить контракт. Нашли в тексте закупки «требуется обеспечение контракта»? Требование касается только победителя. Это обеспечительный платеж, который вы переведете сразу на счет заказчика. Деньги вернутся к вам, если вы исполните контракт со всеми условиями. Деньги перейдут на счет заказчика, если вы не справитесь. На время исполнения контракта эта сумма (до 30% стоимости контракта) будет «заморожена».

Если вы не можете отложить на долгий срок средства компании, воспользуйтесь банковской гарантией. Если вы победитель электронного аукциона, у вас будет 5 календарных дней на её предоставление. Если выиграли открытый конкурс, то 10 дней. Банковскую гарантию для обеспечения контракта можно получить после победы.

Внимательно изучите, есть ли условие обеспечения контракта в закупке, которую вы рассматриваете. Если вы победите, но не сможете внести обеспечительный платеж или предоставить банковскую гарантию, компанию внесут в реестр недобросовестных поставщиков на 2 года. Рассчитайте все «на берегу».

Шаг 4. Выполните контракт

Станьте ответственным поставщиком на рынке закупок и распространяйте славу о своих делах. Так у вас будут более высокие шансы получить новых заказчиков, потому что оценка деловой «закупочной» репутации обычно входит в условия участия в заявке. Компания-заказчик рассматривает ваш опыт участия в аналогичных контрактах. О деловой репутации мы писали в нашей первой статье.

Подведём итог: что нужно знать и делать для участия в первой закупке

◆ Заранее приготовьтесь к тому, что найдете подходящую закупку. Подготовьте свою электронную подпись — лучше брать универсальный вариант КЭП (квалифицированная электронная подпись).

◆ Аккредитуйтесь на нескольких электронных торговых площадках — это, в большинстве случаев, бесплатно и занимает не больше одного дня. Процедуры везде похожие. Выбирайте торговые площадки в зависимости от закупок, которые вы потом сможете выиграть и исполнить. Для этого проанализируйте, какие закупки на ней размещаются. Большинство площадок практически специализируются на определенных по объему закупках или выделяют отдельные отрасли. Есть шесть площадок, аккредитованных Минфином, которые проводят закупки по 44-ФЗ. Мы писали о них во второй части курса. Другие ЭТП размещают не только госзаказы, но и закупки по 223-ФЗ, и коммерческие.

◆ Обратите внимание на то, что закупки часто требуют обеспечения заявки и обеспечение контракта. Это две разные процедуры. К этому нужно подготовиться заранее.

Было полезно | Не помогло