Как контролировать процесс участия в закупке

Контроль — это логически следующий после избранного этап закупки. Причины, по которым закупки попадают в избранное разные: возможное участие, отследить победителя, отследить участников т.д. А вот контроль разрабатывался специально для участия в закупках и имеет для этого такие функции, как:

— распределение задач по ответственным;
— отслеживание выполнения работ по закупке;
— контроль рисков срыва сроков и невыполнения задач.

Если вы определились с участием в ранее отобранной закупке (избранное), то ее можно поставить «на контроль», нажав соответствующую кнопку на карточке закупки и выбрав ответственного. После этого закупка появится и в разделе контроль. При необходимости, закупку сразу же можно поставить на контроль, выбрав ответственного (закупка автоматом попадет в избранное).

Раздел контроля является общим для всех членов рабочей группы — каждый видит все закупки, поставленные на контроль (в то время как раздел избранное у каждого свой, кроме закупок с ответственным — такие закупки добавляются в избранное ко всем участникам рабочей группы). Любой член рабочей группы может назначить ответственным любого члена группы, в т.ч. себя. Права у всех одинаковые.

После добавления закупки на контроль, перейдите в раздел контроля и кликните по кнопке задачи в правом верхнем углу карточки закупки.

В открывшемся окне можно создавать задачи (кнопка добавить) со сроком выполнения и ответственным. Просроченные задачи и задачи, до крайнего срока которых осталось менее 2 дней, будут выделены красным шрифтом, а ответственным лицам придет уведомление в почту.

Подробнее об уведомлениях и рисках читайте тут.

Нажав на ссылку отслеживать, любой член рабочей группы может подписаться на email-уведомления о ходе работ над закупкой (создание, редактирование, завершение задач, риски срыва сроков).

В разделе контроль можно отслеживать две задачи с ближайшим крайним сроком по каждой закупке. Если имеются просроченные задачи, то будут выведены они (с наибольшей просрочкой). Кроме того, на панели фильтров можно отфильтровать закупки, где есть риски (просроченные или невыполненные задачи до крайнего срока которых осталось менее 2 дней).

Подробнее об уведомлениях и рисках читайте тут.

Таким образом, можно, не заходя в каждую закупку, посмотреть текущие задачи/риски по всем закупкам и по каждому ответственному.