Закупки360
Новичкам

Как рассчитать полную стоимость участия в первой закупке?

Полный расчет, калькулятор расходов на закупку и полезные сервисы
Вы сталкивались с ситуацией, когда в начале проекта уже интуитивно понятно, что дело прогорит, но руководство настаивает?
В итоге приходится тратить время, деньги и нервы на бесполезную деятельность.
Тот факт, что за такое все равно платят, согласитесь, слабое утешение, ведь это ваше время. Оно бесценно.
Как пресечь неэффективные затраты в зародыше? — Цифрами и аргументами.

Если вы не совсем представляете, как посчитать будущие расходы на такой специфический канал продаж, как закупки, в целом и на каждую закупку в отдельности,— этот материал для вас.

Чтение займет не более 15 минут.

В статье расскажем:

  • Из чего состоят будущие расходы компании на участие в закупке.
  • Как избежать переплат при первом контакте с торговой площадкой и удивительным миром тендеров.
  • Как смягчить боль руководителя от возможного поражения в закупке и не дать поставить на закупках крест.

Как всегда, внимательных читателей ждет бонус.
Поиск подходящей закупки
Допустим, вы поставщик услуг в сегменте "монтаж и ремонт слаботочных систем" в Красноярском крае. Основные ваши заказчики — государственные учреждения и коммерческие компании.
В связи с ростом компании вы решаете попробовать себя в закупках. Благо, простой поиск закупок в агрегаторе дает по нескольким ключевым словам сразу 560 активных закупок вашей тематики.

Вот он — новый источник дохода! :)
Конечно, вы уже почитали интернета (например, наши статьи из цикла "Курс молодого бойца"), выбрали наиболее подходящую закупку и знаете с чего начать.
Не поленитесь, — исследуйте понравившеюся закупку на предмет финансовой целесообразности и вероятности победы. За 20-30 минут у вас будут ответы на два важных вопроса:

1) какие риски сопряжены с участием в закупке? (этот вопрос мы подробно разбирали и даже давали чек-лист для управления рисками в статье "Как зарабатывать в закупках, несмотря на поражения")
2) сколько будет стоить подготовка и участие закупки?

Ответ на первый может сильно остудить. Если вы просто выпишете риски и поймете, что шансы на победу таки немалые, то оценка будущих расходов уже на этом этапе может показаться выше ожидаемых доходов.
Если не пускать риски на самотек, а работать с ними, это будет стоить дополнительных затрат (время и/или деньги).
Поскольку, лучше удивить, чем разочаровать руководство, — старайтесь все учесть и превратить в проверяемые цифры.

Ответ на второй вопрос покажет нам прогноз вероятной финансовой потери в случае поражения + даст необходимое слагаемое для полного расчета возврата инвестиций в канал закупки.
То есть, считаем, с какой суммой затрат предстоит смириться в случае поражения, либо — какую сумму надо будет вычесть из бюджета закупки, в случае желанной победы.

Рассмотрим экономику канала на примере одного реального электронного аукциона: Оказание услуг по техническому обслуживанию и ремонту системы видеонаблюдения, находящихся в помещениях образовательных и дошкольных учреждений Управления образования администрации Сухобузимского района.
Часть необходимых нам данных получаем сразу по клику в досье закупки:
Начальная(максимальная) цена: 598 649,22 р.
Стоимость обеспечения контракта: 29 932,46 р.

Прогнозируемые статьи расходов на участие в закупке
Разберем основные типы затрат, которые рано или поздно ожидают каждого поставщика. И обратите внимание, что не все они обязательны!

Оценка сроков и стоимости будет усредненная с учетом рассматриваемой закупки. В вашем случае, конечно, цифры могут сильно отличаться, и тут пригодиться наш калькулятор расходов.
Электронная цифровая подпись (ЭЦП)
Средний расход: ~5 000р., обязательно
Срок: 2-3 дня
Если у вас еще нет ЭЦП, позволяющей работать на аккредитованных площадках по 44-ФЗ и 223-ФЗ, то пора прицениться и заказать. В 2019 это уже обязательный атрибут для участника закупок, ибо все закупки по ФЗ переехали в электронный вид.

Удостоверяющих центров и предложений полно. Цены от 1 000р. Сроки — от 1 часа. Выбирайте по поддерживаемым площадкам, скорости и стоимости. Если не знаете, хватит ли вам аккредитованных площадок для работы в рамках ФЗ и лишние 3 000р.-5 000р. на год для вас не проблема, берите ЭЦП на федеральные и коммерческие площадки сразу.

Если у вас уже есть ЭЦП, убедитесь, что она годиться для торгов и не просрочена. Сделать это можно онлайн, с помощью ЭТП. Сделать это можно, например, тут.

Из личного опыта: практически любая служба поддержки (ЭТП, удостоверяющего центра или портала Госулсуг) достаточно быстро консультирует по вопросам, связанным с электронной подписью, регистрацией/авторизацией. В большинстве случаев вам помогут прямо в онлайн чате, — не стесняйтесь задавать вопросы и просить помочь, — сэкономите времени и нервов.
Услуги Электронной торговой площадки (ЭТП)
Средний расход: ~3 450 р., необязательно
Срок: 3-5 дней
Площадки, в том числе государственные, это не благотворительные организации. ЭТП, аккредитованные государством в рамках 44-ФЗ берут 1% (хотя и не более 5 000 р.) с победителя закупки (даже если тот уклониться от заключения контракта).

Для коммерческих закупок (вне ФЗ) есть варианты бесплатного участия и платного. На ЭТП вам с радостью помогут выбрать подходящий тариф, есть тарифы с оплатой за одну процедуру, акции.

Аккредитация для поставщика на площадке дело обязательное, а если речь об аккредитации в ЕИС еще и хлопотное.

В нашем случае с аукционом по 44-ФЗ поставщику придется аккредитоваться в ЕИС (тут страшная инструкция от создателей триллера "Вам потребуется IE 8.0" по тому, как это небыстро сделать), зато потом на площадке http://www.etp-ets.ru, где будет происходить аукцион, аккредитация не потребуется (она в списке аккредитованных площадок). Участник сможет авторизоваться по ЭЦП или по учетной записи ЕСИА Госуслуг.

Естественно, рабочее место для участия в торгах должно быть заранее технически проверено, как и ЭЦП. На всякий случай лучше обзавестись резервным компьютером с настроенными браузерами, плагинами к ним и программным обеспечением для работы с сертификатами электронных подписей. Как это сделать, смотрите на странице "Помощь" выбранных Вами ЭТП или терзайте службы поддержки.
Сервис поиска и анализа закупок (агрегаторы)
Средний расход: ~2 000 р./мес, необязательно
Срок: 5 мин.
Если вы хотите больше, чем закупки из ЕИС, не готовы тратить время на поиск и мониторинг новых закупок на каждой площадке, привыкая к особенностям каждой. Да и если привыкли серьезно анализировать закупки, заказчиков, конкурентов, то стоит обратить внимание на онлайн-сервисы закупочных агрегаторов.

Это будет стоить небольших дополнительных денег, которые, по опыту наших клиентов, вернуться к вам с первой же победой. Сервис точно сэкономит вам времени и поможет найти то, что не "видит" поисковик ЕИС.
Обеспечение
Средний расход: ~3 000 р./мес., обязательно
Срок: ~3 дня
Про данный вид страхования рисков заказчика и банковские гарантии мы уже писали.

В документации закупки могут быть (а могут и не быть) прописаны требования по предоставлению участником закупки обеспечения:

Соответственно, в случае победы в упомянутой закупке, участнику-победителю нужно будет выбрать один из вариантов:

  • предоставить заказчику сумму обеспечения (в нашей закупке это 29 933 р.) на весь срок действия контракта (9 мес.), используя т.н. спецсчет; если у вас нет такой суммы на весь срок обязательств, то можно взять тендерный заём в банке, оплатив банку эту услугу (в среднем, банки берут 3% от суммы займа).

  • предоставить заказчику банковскую гарантию, оплатив банку ( в случае 44-ФЗ обязательно из списка Минфина) эту услугу.

Сделать обоснованный выбор вы можете, посчитав стоимость и прикинув сроки. Обычно заём можно получить в течение дня, а выдача банковской гарантии может занять от 2-х до 5-ти дней. Есть выбор, и это хорошо :)
Фонд оплаты труда (ФОТ)
Средний расход: ~9 000 р. на 1 закупку., обязательно
Трудоемкость: ~2 чел*дня
Большинство компаний не считают, сколько стоит заработная плата штатных сотрудников. Ее ведь все равно платить, а вычленять часы специалистов, потраченные на работу над закупкой, — лень (микроменеджмент или в голову не приходит).

Решать вам. Реальные трудозатраты вашей команды на достижение победы в конкретной закупке могут стоить так дорого, что овчинка окажется золотой.

Стоит ли повторять, что желательно семь раз подумать, стоит ли приниматься за убыточный проект или задачу, не улучшающую бизнес-показатели компании.

Простой метод оценки размера ФОТ не потребует сверхусилий. Самое сложное тут попасть в микро-окно, когда у вашего бухгалтера и не плохое настроение, и не "отчет" (с). Если повезло, берете в бухгалтерии информацию по объему ФОТ сотрудников, участвующих в подготовке заявки, прогнозируете вместе с ними или по своему менеджерскому опыту, сколько и чьих часов займет работа, умножаете часы на стоимость человеко-часа, в которую работа обходится компании. Все! Дальше вы будете просто менять оценку в часах.

Если вы пользуетесь услугами тендерного консалтинга или ваш тендер-мастер работает на аутсорсе, этот метод тоже подойдет. Просто запросите у исполнителя прогноз по оценке трудоемкости всех работ и подставьте в простую табличку калькулятора.
Останется время и желание, посчитайте и добавьте сюда стоимость работ по снижению рисков. Это упражнение в любом случае даст пользу.

Как и обещали, — бонус.

Мы свели все в простой excel-калькулятор расходов с примером расчетов и вариантами сервисов/услуг. В нем вы найдете комментарии, ссылки на источники и сервисы онлайн-расчета необходимых затрат. Используйте на здоровье!

Чтобы получить такой показатель, как возврат инвестиций (ROI) для канала закупки, калькулятор можно дополнить расходами на исполнение вашего контракта, управление рисками и доходами, которые вы получите в итоге. И не забудьте учесть возврат стоимости обеспечения! Это будет хорошим следующим шагом в направлении прозрачности и управляемости бизнес-процессов вашей компании.

С полученными цифрами можно принимать более взвешенное решение.

Со временем процедура калькуляции будет занимать у вас 10-20 минут, а прогнозы будут все точнее, что само по себе повысит ваши шансы на победу.
Как избежать переплат при первом контакте с торговой площадкой
Начинающему тендер-мастеру, может показаться, что платить надо везде, но за некоторые вещи можно заплатить только временем, за другие — только персональными данными. Выбор есть.

Не спешите оплачивать тот или иной электронный сервис. В подавляющем большинстве случаев онлайн оплата и последующее предоставление доступа к ним происходит в течение нескольких рабочих часов, иногда — мгновенно. Зато есть бесплатный демо-период , обычно это от 1 до 14 дней.

Так вы можете потратить не более получаса и 0 р., чтобы понять, где публикуются ваши закупки/заказчики, есть ли среди них подходящие с хорошей вероятностью победы (как найти закупку мечты мы писали в еще одной статье "Курса молодого бойца" ).

Как это сделать, на примерах?

Шаг 1. Зарегистрируйтесь в сервисе Закупки360 (30 сек.), чтобы охватить все электронные торговые площадки и их закупки.

Шаг 2. Отберите несколько подходящих закупок в Избранное, проанализируйте каждую и оставьте соответствующую пометку в интересных закупках. На этом шаге вы всегда можете попросить помощи наших специалистов в адаптации запроса под ваши нужды, — онлайн чат и тел. прямо в системе!
Шаг 3. Экспортируйте в excel закупки с вашим тегом, скажем "В работу". В файле будет информация о площадках, ссылки на них и отобранные вами закупки, заказчики, адреса поставки и еще 32 поля.

Шаг 4. Выберите те ЭТП, на которых размещаются ваши закупки/заказчики. Перейдите по ссылке на ЭТП, где вы сможете зарегистрироваться, найти информацию о тарифах для поставщиков и принять участие в торгах.
Миша:
Вы знаете, что ЭТП дают бесплатный доступ к отдельным закупкам, а также объявляют акции. Например, у ЭТП b2b-center для закупок с бесплатным участием есть целый отдельный сайт.
Светлана:
Да, читала. Вот еще у них же. Вам может пригодиться :)
тариф "Бесплатный" для закупок атомной отрасли до 200 т.р.
Как смягчить боль руководителя от поражения в закупке и не дать поставить на канале крест?
Предупрежден, значит вооружен (с).
Даже самые уникальные и востребованные на рынке компании не застрахованы от поражений. В закупках, как в спорте, есть свои "допинговые скандалы" и разоблачения "купленных судей". О положительном результате от проигрыша в тендере мы писали в одной из статей.

Оцените риски и шансы на победу, затраты на участие в закупке, используя простые инструменты:

  • чек-лист для управления рисками;

  • калькулятор стоимости участия в закупке;

  • расчет шансов победы в конкурентной закупке.
Обсудите вероятность победы, риски и бюджет с руководителем.

Боль босса не будет смертельной, если ДО участия в закупке вы проведете небольшой анализ ситуации и ответите на вопросы, которые мы подняли в этой статье. А главное, ознакомите принимающего решение с понятными цифрами.

Когда видна картина целиком и решение взвешенно, тогда разочарование от возможного поражения не будет бессмысленным, а канал закупок заброшенным, как нерентабельный.

И помните, участник, кроме шанса сорвать контракт, всегда приобретает бесценный опыт, который обязательно конвертируется в деньги.
Выводы
1. Посчитали расход на реальный электронный аукцион
2. Познакомились с некоторыми сервисами и калькуляторами, которые можно использовать в работе тендер-мастера и для подсчета прогноза расходов
3. Получили ссылки на ресурс с бесплатными закупками
4. Получили бесплатный эксель-калькулятор и пример расчета расходов на закупку
Надеемся, материалы принесут вам реальную пользу, сократят расходы и увеличат конверсию в победу!
Было полезно | Не помогло