Как настроить мониторинг и уведомления о событиях в системе

При работе с закупками две важнейшие задачи менеджмента это контроль сроков и управление рисками.

Система Закупки360 помогает решать обе эти задачи.

Мониторинг — функциональность системы, обеспечивающая постоянное наблюдение за критически важными объектами и информирование пользователя о случившихся или возможных изменениях:

— закупками
— документами закупок
— задачами
— рисками.

Мониторинг поможет оперативно ответить на вопросы:

Все зарегистрированные в системе пользователи, подтвердившие свой email, могут настроить персональные уведомления и получать сообщения от системы, принимать решения на основании полученных данных и переходить в систему по ссылкам в письмах в случае необходимости.

Пример уведомления о новой закупке представлен на рисунке.

Уведомления бывают трех видов:

— о закупках (можно настроить и отключить)
— о задачах и рисках (можно настроить и отключить)
— системные (можно настроить и нельзя отключить).

Уведомления о закупках рассылаются системой в следующих случаях:

1. Публикация новых закупок (извещений), попадающих под условия сохраненного поискового запроса

2. Публикация новых закупок (извещений), связанных через позицию плана-графика закупки, сохраненной в разделе Избранное

3. Изменение содержимого закупки, сохраненной в разделе Избранное

Уведомления, связанные с задачами рассылаются системой в следующих случаях:

1. При назначении ответственного на задачу уведомление направляется на email пользователя, указанного ответственным в задаче

2. При изменении, в том числе удалении ответственного в задаче уведомление направляется на email пользователя, указанного наблюдателем в задаче, если наблюдатель не указан — уведомление не направляется.

3. При завершении задачи уведомление направляется:
— на email пользователя, указанного ответственным в задаче
— на email пользователя, указанного наблюдателем в задаче

4. При возврате задачи из статуса завершено в работу
уведомление направляется:
— на email пользователя, указанного ответственным в задаче
— на email пользователя, указанного наблюдателем в задаче

5. При редактировании (сохранении изменений) задачи,
уведомление направляется:
— на email пользователя, указанного ответственным в задаче
— на email пользователя, указанного наблюдателем в задаче

6. При изменении крайнего срока задачи
уведомление направляется:
— на email пользователя, указанного ответственным в задаче
— на email пользователя, указанного наблюдателем в задаче

7. При назначении ответственного за закупку (аналогично п.1)

8. При изменении, в том числе удалении ответственного за закупку (аналогично п.2)

Уведомления, связанные с рисками рассылаются системой в следующих случаях:

1. Если до крайнего срока, установленного в задаче осталось менее двух суток и статус задачи не установлен в завершено,
уведомление направляется:
— на email пользователя, указанного ответственным в задаче
— на email пользователя, указанного наблюдателем в задаче

2. Если текущие дата-время превысили установленные в задаче и статус задачи не установлен в завершено (задача просрочена),
уведомление направляется дважды (за 48 часов и за 24 часа до крайнего срока):
— на email пользователя, указанного ответственным в задаче
— на email пользователя, указанного наблюдателем в задаче.

Прочие уведомления, автоматически рассылаемые системой пользователю служат для обеспечения пользователя необходимой информацией и получения от пользователя команд, например:

1. Подтверждение регистрации пользователя с помощью электронной почты

2. Приглашение нового пользователя в рабочую группу

3. Приближение окончание действия тарифа и т.д.